Nature Belisle

Bienvenue!

CAHIER DE CHARGE

Nature Bélisle

DESCRIPTION BELISLE

Bélisle Solution Nutrition est une compagnie québécoise qui œuvre avec succès dans le vaste domaine de la nutrition animale depuis maintenant plus de 65 ans. Ses experts travaillent sans relâche, innovent et excellent dans le développement de nouveaux produits dont la qualité et le concept misent à la fois sur la productivité, la santé et le bien-être des animaux tout en optimisant l’autosuffisance à la ferme. Elle offre des solutions nutritionnelles inégalées et incontournables pour l’avenir des entreprises agricoles.

DESCRIPTION DIVISION NATURE BÉLISLE

La division Nature de la compagnie Bélisle Solution Nutrition constitue un réseau de distribution de produits d’alimentation et de matériel d’élevage spécifiques aux productions spécialisées. Elle répond à la fois, aux besoins spécifiques des entreprises agricoles de petites tailles, des passionnés d’élevage ou de cultures ou tout simplement des gens qui font de l’agriculture leur loisir.  

         

La Division Nature Bélisle offre des aliments spécifiques et adaptés pour les élevages non-traditionnels mais qui gagnent de plus en plus d’espaces dans nos campagnes actuelles, s’étendant même maintenant jusqu’en milieu urbain avec les poules en ville. Tous les animaux de la ferme ou de basse-cour, les chevaux, les animaux de compagnie et les oiseaux sauvages sauront y trouver leur compte. Un volet pour la chasse y trouvera aussi des adeptes.


Bref, Nature offre à chaque passionné, les conseils et les produits spécialisés dont il a besoin pour mener à bien ses projets. Nature est un réseau de distribution présent pour supporter et épauler les gens dans la réalisation de leurs objectifs de production ou de loisir, pour le bien-être de leurs animaux et le tout, dans un respect de l’environnement.


CAHIER DES CHARGES

Les dispositions du présent cahier des charges font partie intégrante du contrat de distribution Nature Bélisle qui sera signé avec le distributeur.


SOMMAIRE

Préambule

Logo

Ressources

Investissement

Correspondance

Boutique

Système informatique

Matériel de soutien

Territoire

Garantie des produits

Commandes

Livraisons

Gestion des plaintes

Méthode de paiement

Inventaire

Assurance

Marketing et publicité

Formation

Gestion commerciale

Performance commerciale

Annexes

PRÉAMBULE

Aux termes d’un contrat de distribution conclu entre Bélisle Solution Nutrition Inc. et le distributeur, celui-ci a été désigné comme force de vente pour la commercialisation des produits de Bélisle Solution Nutrition Inc. via sa Division Nature Bélisle.


Bélisle Solution Nutrition Inc. offre la possibilité à toute personne physique ou morale de faire partie de son réseau de distribution. Le présent cahier des charges fixe les conditions générales requises pour faire partie ce réseau de distributeurs autorisés Nature Bélisle.

LOGOS

Tous les logos de la division Nature Bélisle doivent être utilisés dans leur forme originale et ne doivent être modifiés en aucune façon. Notez que toute utilisation de ces logos requière une autorisation écrite de la compagnie. 

Logo général de la division Nature Bélisle.

COULEUR CMYK

90, 20, 100, 10

RGB

70, 134, 73


CMYK – VERT     CMYK – ORANGE

87, 23, 100, 9     4, 67, 88, 0

RGB                      RGB

18, 135, 66        235, 117, 56

 

Logo Liberté pour la gamme d’aliments pour chevaux.


COULEUR

CMYK

85, 60, 17, 2

RGB

856, 102, 154

RESSOURCES


Siège social

Belisle Solution Nutrition Inc.

196, Chemin des Patriotes, St-Mathias QC J3L 6A7

www.belisle.net / info@belisle.net / 1 800 361-7082


Sophie Gauthier, agr.

Directrice générale – Division Nature Bélisle

Cell.: 819-473-2607

sgauthier@belisle.net


Michel Leduc, Représentant

Cell : 514 267-9503

mleduc@belisle.net

 

Manon Smith, Représentante

Cell : 450 501-6967

msmith@naturebelisle.net

 

Jean Vallières, Représentant

Cell : 514 264-6554

jvallieres@belisle.net


INVESTISSEMENT

L’investissement de la part du distributeur comprend:

  • Entrepôt pour les produits.
  • Accès facile aux camions pour la livraison. Porte de l’entrepôt accessible pour l’entrée des palettes de produits avec un transpalette lors de la livraison ou un espace extérieur avec abri pour le déchargement des palettes lors de la livraison.
  • Matériel de bureautique et informatique.
  • Inventaire minimum de produits tel que décrit par la compagnie (annexe 1).
  • Kit d’échantillonnage pour le foin comprenant une sonde, un adapteur pour la perçeuse, un bâton et des sacs pour les échantillons ainsi que deux coupons pour échantillonnage gratuit. (La procédure d’échantillonnage est disponible dans la section laboratoire de l’intranet Nature Bélisle).
  • Frais d’ouverture de dossier au montant de $250 et frais annuels reliés au service de courriels Microsoft Outlook 365 concernant l’allocation d’une adresse courriel @naturebelisle.net qui sont de $100/année plus TX. Ces montants sont facturés au distributeur lors de sa première commande.

CORRESPONDANCE

  • Tout distributeur se doit de fournir à la compagnie, une adresse de correspondance pour son entreprise.
  • Spécifier l’adresse de facturation et de livraison.
  • Détenir et utiliser l’adresse électronique attribuée par la compagnie et reliée à la division Nature Bélisle (@ naturebelisle.net). Prendre note que cette adresse courriel demeure la propriété de Nature Bélisle. Donc Nature Bélisle se réserve un droit de regard sur les courriels lors de la résiliation du contrat afin d’assurer un suivi à la clientèle.

BOUTIQUE

Tous les distributeurs Nature Bélisle devront dans leur local :

  • Afficher clairement la pancarte de Nature Bélisle afin d’indiquer qu’il en est, un distributeur autorisé.
  • Indiquer les heures d’ouverture.
  • Assurer un accès facile et sécuritaire, en tout temps, pour les clients et pour les camions de   livraison. Assurer un espace de réception pour les palettes de produits lors de la livraison.
  • Réserver un espace pour la visualisation des promotions et des services offerts.
  • Exposer un présentoir exposant les articles disponibles pour chaque gamme de produits.
  • Remplir les conditions minimales de discrétion, de propreté et de convivialité afin d’offrir un service de qualité aux clients.


En plus des critères ci-dessus mentionnés, le distributeur dont l’entreprise se verra attitrer le titre de boutique Nature Bélisle ou d’un espace Nature Bélisle devra rencontrer les exigences suivantes:

  • Décoration suivant un respect des couleurs « NATURE ».
  • Personnalisation du design de la boutique conforme au visuel et modèle Nature, le tout sous approbation de la compagnie.

SYSTÈME INFORMATIQUE

Au quotidien, pour son comptoir Nature Bélisle, tout distributeur devra disposer dans son local:

  • Matériel informatique avec un système d’exploitation Windows.
  • Connexion à l’internet.
  • Système comptable à sa discrétion mais un système de gestion permettant de rencontrer les normes de l’Agence canadienne d’inspection des aliments concernant la traçabilité des produits vendus. Consulter la « procédure de rappel d’un produit » dans l’intranet Nature Bélisle afin de bien connaître les renseignements indispensables à avoir dans les cas d’un rappel de produit Nature.

MATÉRIEL DE SOUTIEN

La compagnie Bélisle fournira à chacun de ses nouveaux distributeurs :

  • Une affiche Nature et une affiche Liberté plastifiées: dimension 13 pouces X 19 pouces.
  • Un kit de départ de matériels promotionnels (ex : dépliants, cahier etc.)
  • Code utilisateur et mot de passe pour l’accès intranet au site www.naturebelisle.net. Lieu d’informations techniques pour les produits, leur guide d’utilisation et les listes de prix.
  • L’adresse courriel du distributeur, attitrée pour le réseau Nature Bélisle.
  • L’accès aux listes de prix distributeur et détail suggéré.
  • Carte d’affaire numérique


La compagnie Bélisle fournira à chacun de ses nouveaux distributeurs suite aux 3 mois d’approbation :

  • Pancarte Nature de distributeur autorisé qui devra être disposée, selon les normes de la compagnie, sur la devanture du local.


La compagnie Bélisle offre la possibilité aux distributeurs de se procurer des vêtements au logo de l’entreprise en les commandant via l’intranet du site Nature Bélisle. Les vêtements sélectionnés seront facturés au compte du distributeur selon la liste de prix distributeur DIS999.


Chaque distributeur qui en fera la demande pourra recevoir gratuitement de la compagnie Bélisle pour une valeur maximale de $100 par année, les dépliants et les cahiers promotionnels de son choix qui sont attitrés à la division Nature Bélisle. Prendre note que ce budget de $100 qui est alloué annuellement à chaque distributeur pour se procurer du matériel publicitaire n’est en aucun temps monnayable et non cumulatif d’une année à l’autre s’il n’est pas utilisé.


Toutes commandes supplémentaires de ces documents seront facturées au distributeur selon les prix fixés à la liste de prix distributeur (DIS999). Chaque commande de dépliants et cahiers Nature devra être faite via le site intranet Nature Bélisle où tous les documents disponibles sont énumérés dans la section « documents techniques » de chaque espèce animale. Toutefois le distributeur détient en tout temps, la possibilité d’imprimer ces documents ou de les faire parvenir par courrier électronique à ses clients ou prospects à partir du site Nature Bélisle dont il a l’accès.


La compagnie offre également un choix d’articles promotionnels à tout distributeur. La liste de ces articles et le coût distributeur de chacun de ceux-ci est disponible sur l’intranet de nature Bélisle dans la section « matériels promotionnels » de la liste de prix DIS 999.


La compagnie Bélisle met à la disposition de ses distributeurs sous forme de location temporaire, un éventail de matériels aux logos et couleurs de Nature Bélisle pour tout évènement d’expositions, conférences ou autres activités de leur région. Consultez et utilisez le document « Réservation de matériels promotionnels » sur l’intranet Nature Bélisle pour faire la réservation de ces items et en connaître les frais qui y sont reliés.        


Un service de support technique est également offert aux distributeurs sous forme de journée ou demi-journée de conférences, formations, visites d’écuries, de clients et prospects ou toutes autres activités. La tarification de ces services professionnels est établie selon un taux horaire de 125$/heure.

TERRITOIRE

Chaque distributeur doit respecter le territoire exclusif qui lui est attribué sur son contrat pour la vente et la promotion des produits « NATURE ». La description graphique du territoire est disponible à l’Annexe 1 du contrat du distributeur.

GARANTIE DES PRODUITS

Bélisle, fière compagnie québécoise, offre à tous les distributeurs de la division Nature Bélisle, l’opportunité d’offrir à leurs clients :

  • Une gamme de produits diversifiée et spécifique pour chaque espèce animale. La liste complète des produits Nature est disponible sur la liste de prix distributeur DIS999 de l’intranet Nature Bélisle.
  • Une gamme de produits d’alimentation certifiée biologique selon les normes et la certification d’Écocert (voir document « Certificats de production biologique » dans l’intranet Nature Bélisle)
  • Une sélection d’ingrédients de haute qualité.
  • Des emballages uniformes et identifiés conformément à l’entreprise.
  • Des produits répondant aux normes de l’Agence canadienne d’inspection des aliments et soumis à un contrôle de qualité supérieure.


Chaque distributeur détient par conséquent, des solutions intéressantes à offrir à leur clientèle concernant l’alimentation de leurs animaux.

COMMANDES

Les commandes des distributeurs doivent rencontrer les normes suivantes :

  • La première commande de la distribution sera établie en se référant à la liste de l’annexe 1 et selon la procédure « Commande internet » disponible sur l’intranet de Nature Bélisle 
  • Les commandes sont envoyées au bureau de Bélisle via le système intranet du site www.naturebelisle.net
  • Les commandes doivent être reçues au bureau, 4 jours ouvrables avant la date de prise de possession ou de livraison. La commande doit être faite en une seule commande. Aucun ajout ultérieur n’est accepté sauf dans les cas d’exception où ils sont approuvés par la direction. Si le délai pour soumettre la commande n’est pas respecté, la livraison de la commande est repoussée à la livraison subséquente.
  • Une fois la commande reçue, un accusé de réception est envoyé au distributeur.
  • Dans les situations où il y aurait rupture d’inventaire pour certains produits, ceux-ci devront être remis en commande par le distributeur dans ses commandes ultérieures. Aucune gestion des produits commandés non-disponibles ne sera faite par la compagnie Bélisle.

LIVRAISONS

Le distributeur prend possession de sa commande selon l’une ou l’autre des procédures décrites ci-dessous :

1. Les commandes sont ramassées directement à l’usine par le distributeur au :

     196, Chemin des Patriotes St-Mathias selon les heures d’ouverture suivantes

    Lundi au jeudi : 8h00 à 17h00 et le vendredi de 8h00 à 16h00

     Aucune commande ne peut être ramassée sur l’heure du dîner soit de 12h00 à 13h00


2. Les commandes sont livrées directement au comptoir du distributeur par le service de livraison de Bélisle moyennant des frais de livraison qui seront ajoutés à la facturation de la commande selon les montants établis par la compagnie :

     55$/TM pour la région de St-Mathias

     65$/TM pour la région de Québec

     118$/TM pour la région du Bas du Fleuve

     125$/TM pour la région du Lac St-Jean

     Toutefois ces prix sont sujet en tout temps à une réévaluation par la compagnie, qui en informera le distributeur par écrit au moins 30 jours avant tout réajustement.

-   Les livraisons effectuées par le service de Bélisle devront avoir un minimum de 1000 kg de produits d’alimentation Nature.  

-   Une journée de livraison Bélisle est attribuée par la compagnie, selon la région du territoire concerné. L’horaire des livraisons est disponible sur l’intranet du site Nature Bélisle sous le document ‘’Cédule des livraisons’’.

-   Prendre note que la compagnie Bélisle se réserve le droit de modifier la journée de livraison et que le distributeur doit être prêt en tout temps à la recevoir.

-  Tout produit non-conforme au bon de livraison ou ayant subi un bris lors de la livraison par la compagnie, devra être pris immédiatement en charge par les camionneurs et retourné le jour même à l’usine par le service de livraison de Bélisle. Aucun autre retour de produits Nature ne peut être fait par le service de livraison sans l’approbation écrite de la compagnie.


Prendre note que le distributeur doit préciser lors de sa commande, quel sera son choix concernant la façon dont la prise de possession de sa commande sera réalisée.

GESTION DES PLAINTES

Pour tous les cas de non-conformité de produits ou de plaintes clients, le distributeur se doit de suivre la procédure suivante pour en informer la compagnie :

  1. Prendre connaissance de la procédure de retour de produits dans l’intranet Nature
  2. Compléter le formulaire de « Rapport de traitement de la plainte » dans l’intranet Nature en accompagnant le document de photos justificatives et soumettre le tout au directeur des ventes Nature qui fera un suivi auprès de la compagnie


Une fois la plainte reçue, la compagnie procédera à

  1. L’évaluation de la plainte 
  2. Indiquera les résultats au directeur des ventes Nature et lui signalera la procédure à suivre concernant le retour ou non du dit produit.
  3. Le directeur des ventes Nature transmettra alors l’information au distributeur concernant le retour du produit et la gestion du crédit si applicable. S’il y a lieu, il verra à l’application du crédit sur le compte du distributeur avec le département de la facturation de Bélisle solution nutrition. 

MÉTHODE DE PAIEMENT

  • Le seul mode de paiement privilégié et retenu est celui par paiement pré-autorisé.
  • Le distributeur doit compléter le formulaire de paiement préautorisé au moment de la signature de son contrat de distribution
  • Escompte de paiement disponible: 5,25% avec le paiement pré-autorisé.
  • Tous les comptes en retard ou avec un retour de la banque pour insuffisance de fonds se verront automatiquement bloqués au niveau des commandes et des livraisons et ce, tant que le compte ne sera pas totalement réglé. Des frais d’intérêt de 1.5% par mois seront facturés sur tout solde impayé et l’escompte de 5,25% annulée.
  • Lorsqu’il y a un non-respect du paiement d’une facture (NSF), le distributeur devra payer sa prochaine commande avant la livraison de celle-ci. Si parfois, ce phénomène se reproduit une deuxième fois, le distributeur devra payer à l’avance, les trois commandes suivantes. Toutefois prendre note qu’une troisième récidive de NSF enlèvera au distributeur tout privilège de payer ses commandes après leur livraison.

INVENTAIRE

Le distributeur doit voir à la bonne gestion de son inventaire de produits Nature

  • Respecter le minimum d’inventaire établi par la compagnie et décrit à l’annexe 1.
  • Assurer la rotation des inventaires
  • Maintenir la qualité des produits
  • Détenir une assurance valide pour son inventaire


Prendre note que le distributeur dont l’entreprise sera attitrée Nature Bélisle devra présenter dans son espace boutique une exclusivité des produits “NATURE’’ pour chaque gamme offerte par la division Nature Bélisle. Une demande d’autorisation écrite, de la part du distributeur, devra être formulée pour tout ajout de produits provenant d’une autre compagnie et destinés aux mêmes espèces animales que celles couvertes par les produits Nature Bélisle. Dans le cas où cette demande serait acceptée et signée par la compagnie, le distributeur s’engage alors à assurer une croissance continue de ses ventes mensuelles de produits Nature correspondant à l’espèce animale mise en compétition avec les nouveaux produits autorisés. Dans le cas échéant, la dites autorisation sera résiliée automatiquement.

ASSURANCE

Le distributeur s’engage à assurer la sécurité des biens et des personnes au sein de ses locaux.

Pour sa part, Bélisle solution Nutrition détient une assurance responsabilité professionnelle dont le document « Assurance responsabilité professionnelle » est disponible sur l’intranet Nature Bélisle. 

MARKETING & PUBLICITÉ

Chaque distributeur doit promouvoir son entreprise « Nature Bélisle » dans le territoire qui lui est attribué dans son contrat selon les activités suivantes :

  • S’impliquer activement dans sa communauté pour le développement de son entreprise;
  • Utiliser les publicités ou le marketing de Nature Bélisle intégralement ou demander une autorisation écrite pour toutes modifications ou personnalisation de celles-ci dans les journaux locaux, activités promotionnelles, commandites ou autres;
  • Participer aux évènements, expositions ou autres activités en relation avec la division Nature et en informer le directeur des ventes afin que ces activités soient ajoutées au calendrier Outlook de la division Nature Bélisle;
  • Avoir une page Facebook active et attitrée à la distribution des produits Nature Bélisle
  • Suivre la page Facebook Nature Bélisle et partager ses publicités
  • Suivre les activités du réseau de distribution Nature Bélisle disponibles dans le calendrier Outlook de Nature Bélisle.


Pour tous les distributeurs Nature qui distribuent exclusivement les produits d’alimentation attribués aux comptoirs Nature Bélisle, la compagnie offre un budget publicitaire de $250 par année. Ce budget de publicité doit être appliqué seulement pour couvrir les frais reliés à l’achat des sacs cadeaux, la location de matériels d’exposition et/ou sur la tarification des honoraires professionnelles applicable sur les services techniques spécialisés lors de journées de conférences ou autres tel que précisé dans la section ‘’matériels de soutien’’. Toute autre application de ce budget doit être autorisée par la compagnie. De plus, chaque dollar de ce budget qui est investi en publicité par la compagnie requiert l’investissement d’un montant similaire de la part du distributeur. Prendre note que le budget de $250 qui est alloué annuellement à chaque distributeur comme budget publicitaire n’est en aucun temps monnayable et non cumulatif d’une année à l’autre s’il n’est pas utilisé. 

FORMATION

Tous les distributeurs devront participer activement à leur formation en vue de promouvoir leur autonomie

  • Consultation des fiches techniques des produits offerts et de leur utilisation
  • Lecture de tous les documents promotionnels (cahiers, dépliants et bulletins d’information)
  • Application adéquate des outils de travail offerts
  • Suivre et réussir le programme de formation continu mis graduellement en place par la compagnie sur l’intranet de Nature Bélisle 
  • Réunions virtuelles d’informations et d’échanges d’idées organisées par la direction des comptoirs Nature Bélisle.
  • Prendre régulièrement connaissance des informations intranet adressées exclusivement au réseau Nature Bélisle.

GESTION COMMERCIALE

Le distributeur s’engage à faire auprès de ses clients,

  • Le suivi et traitement des commandes.
  • L’édition des factures selon la liste de prix détail suggéré.
  • La perception des paiements

PERFORMANCE COMMERCIALE

Le distributeur s’engage à

  • Travailler et s’investir pour atteindre les objectifs de ventes établies avec la compagnie.
  • Participer aux rencontres avec le directeur des ventes afin de suivre la progression des ventes de son entreprise. 
  • Suivre l’évolution des marges de profit générées par les ventes de produits Nature Bélisle et évaluées mensuellement en Point Nature Bélisle (PNB) pour son entreprise. Les PNB de chaque mois sont disponibles le 15 du mois suivant sur le site intranet de Nature Bélisle pour tous les distributeurs du réseau Nature.

Nature Belisle

196, Chemin des Patriotes

St-Mathias-sur-Richelieu, Québec CANADA J3L 3S3

Tél.: 450-658-8733

Sans frais: 1 800 361-7082

info@naturebelisle.net